Návrh k projednání · 3. listopadu 2026
Jak mohou AI Web a Neonmedia spolupracovat na projektových poptávkách, obchodní komunikaci a evidenci zákazníků. Konkrétní nástroje se mohou měnit při zachování účelu a ochrany údajů.
1. Společnosti a účely
Zamýšlenými společnými správci společně určovaných kampaní a obchodní evidence jsou AI Web s.r.o., IČO 21012288, se sídlem Rohožnická 2908, Újezd nad Lesy, 190 16 Praha 9, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 395519 a Neonmedia s.r.o., IČO 23825944, Požárníků 162/2, Slavonín, 783 01 Olomouc, Krajský soud v Ostravě, oddíl C, vložka 101103. Vlastní účetnictví, personální agenda a jiné projekty mají samostatné účely.
Rozsah zahrnuje pracovní kontakty, firmu a roli, zdroj a téma poptávky, související korespondenci, přiřazení agentury, stav licence a údaje nutné pro vyúčtování. Nezahrnuje automaticky obsah zákaznických agend ani zvláštní kategorie osobních údajů. Právním základem může být jednání o smlouvě nebo její plnění u její strany, posouzený oprávněný zájem u firemních kontaktů, zákonná povinnost nebo potřebný souhlas podle účelu.
2. Přístup obou firem a změny pracovních rolí
Každá společnost může pověřit své pracovníky nebo dodavatele projektovou komunikací a prací s relevantními údaji. Oprávnění se řídí skutečným úkolem, nezbytným rozsahem a mlčenlivostí. Není vyhrazeno pouze jedné společnosti ani jedné jmenované osobě. Převzetí úkolu se zaznamená bez nutnosti pokaždé přepisovat celou smlouvu.
Předávání projektové komunikace neznamená sdílení celých osobních schránek nebo nesouvisejících databází. U činností vykonávaných jen podle pokynů druhé strany se doplní zpracovatelské ujednání podle čl. 28 GDPR. Skutečné rozhodování má přednost před názvem smlouvy.
3. Nástroje třetích stran
Obě společnosti mohou pro dohodnutý účel využít ověřené služby CRM, hostingu, ukládání souborů, komunikace, fakturace, marketingové automatizace a AI. Volba není omezena na konkrétní značku. Před vložením osobních údajů se ověří konkrétní smluvní subjekt, role, účel, potřebná smlouva, zabezpečení, uchování a případné předání mimo EHP.
Aktuální evidence skutečně využívaných dodavatelů a datových toků se udržuje průběžně a zpřístupňuje v zákonem vyžadovaném rozsahu. Změna dalšího zpracovatele při obecné autorizaci vyžaduje aktivní oznámení a možnost námitky příslušného správce podle přijaté smlouvy. Nová služba nesmí začít zpracovávat údaje dříve, než jsou tyto podmínky splněny.
Například zpracování kontaktu v podnikové AI službě a nahrání celého CRM do soukromého účtu mají odlišné smluvní a bezpečnostní podmínky. Obecná zmínka o AI nepovoluje oba postupy.
4. Práva osob a odpovědnosti
Navrženým společným kontaktem je privacy@ptbk.io. Práva lze uplatnit u kterékoli společnosti. AI Web koordinuje informování a evidenci žádostí; Neonmedia poskytne informace při získání kontaktu a předá žádost druhé straně do dvou pracovních dnů. Odpovědnosti za bezpečnost přidělených systémů a dodavatelů nese každá společnost ve svém rozsahu; převzetí úkolu se zaznamená.
Údaje se uchovávají jen po dobu potřebnou pro popsané účely a příslušné zákonné nároky. Po skončení spolupráce se upraví přístupy a oddělí údaje, které se musejí uchovat. Oprávnění k marketingovým e-mailům se ověřuje samostatně; předání kontaktu mezi firmami samo nepřenáší souhlas ani zákaznickou výjimku.